Polityka prywatności

Wersja z dnia 30 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Kamil Stefańczak, prowadzący działalność gospodarczą pod marką Stefańczak | Ψ Practice, NIP 8961162417, adres działalności: Dolnobrzeska 46d/10, 54-072 Wrocław, e-mail: kontakt@stefanczak.pl.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod wskazanym wyżej adresem e-mail. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, o ile informacja o jego wyznaczeniu nie zostanie w przyszłości opublikowana w Serwisie.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu i wybranej Usługi mogą być przetwarzane w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,
• dane związane z rezerwacją, w tym wybrana Usługa, termin, historia zmiany lub odwołania terminu oraz informacje organizacyjne,
• dane rozliczeniowe i transakcyjne niezbędne do obsługi płatności i wystawienia faktury,
• treść korespondencji prowadzonej z Administratorem,
• informacje dobrowolnie przekazane przez Klienta przed spotkaniem lub podczas spotkania,
• w przypadku usług psychologicznych – informacje mogące stanowić dane dotyczące zdrowia lub inne szczególne kategorie danych osobowych, jeżeli Klient zdecyduje się je przekazać,
• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu.

Jeżeli Klient dobrowolnie poda dane osoby do kontaktu w sytuacji nagłego zagrożenia, dane te są wykorzystywane wyłącznie w zakresie uzasadnionym bezpieczeństwem Klienta. Klient powinien poinformować tę osobę o przekazaniu jej danych Administratorowi.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach:

• obsługa zapytania, rezerwacji i realizacja Usługi – w celu podjęcia działań na żądanie Klienta przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• rozliczenia, fakturowanie oraz wykonanie obowiązków podatkowych i księgowych – w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• kontakt organizacyjny, zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• przetwarzanie danych szczególnych kategorii przekazywanych w związku z usługami psychologicznymi – na podstawie wyraźnej zgody Klienta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), jeżeli taka zgoda jest wymagana dla danego zakresu przetwarzania.

Wyraźna zgoda na przetwarzanie danych szczególnych kategorii jest odrębna od akceptacji Regulaminu i zapoznania się z niniejszą Polityką. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może uniemożliwić dalszą realizację Usługi w zakresie, w którym przetwarzanie takich danych jest niezbędne do jej wykonania.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych oznaczonych w formularzu rezerwacyjnym jako wymagane jest konieczne do dokonania rezerwacji i realizacji Usługi. Brak takich danych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

Podanie dodatkowych informacji, w szczególności opisu problemu, danych osoby kontaktowej lub informacji dotyczących zdrowia i sytuacji osobistej, jest co do zasady dobrowolne. Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i prosi, aby przed spotkaniem nie przekazywać informacji, które nie są potrzebne do organizacji lub realizacji Usługi.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów podmiotom wspierającym Administratora, w szczególności:

• dostawcy systemu rezerwacji i automatycznej komunikacji z Klientem,
• dostawcy poczty elektronicznej, hostingu i infrastruktury IT,
• dostawcy narzędzi kalendarzowych i wideokonferencyjnych,
• operatorowi płatności Przelewy24 / PayPro S.A. – po uruchomieniu płatności online,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub IT, jeżeli dostęp do danych jest konieczny do wykonania tych usług,
• organom publicznym lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązane do ich ochrony i mogą przetwarzać je wyłącznie na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej lub umowy.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy narzędzi informatycznych używanych do realizacji Usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, jeżeli są wymagane.

7. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celów, dla których zostały zebrane:

• dane dotyczące rezerwacji i realizacji Usługi – przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń,
• dane znajdujące się na dokumentach księgowych i podatkowych – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do chwili jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest konieczne z innej podstawy prawnej,
• korespondencja – przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez czas potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń,
• dane techniczne i związane z bezpieczeństwem – przez okres uzasadniony ochroną Serwisu i wykrywaniem nadużyć.

Jeżeli podczas współpracy powstają notatki robocze dotyczące usług psychologicznych, ich zakres jest ograniczany do minimum potrzebnego do realizacji Usługi i są one przechowywane w sposób oddzielony od publicznie dostępnej części Serwisu i danych marketingowych.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

W celu skorzystania z praw można napisać na kontakt@stefanczak.pl. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych.

9. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi profilowania w tym celu.

11. Poufność i bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub zmianą. Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonania określonych zadań.

Ze względów poufności informacje o charakterze psychologicznym nie powinny być wpisywane do tytułu wydarzenia w zewnętrznym kalendarzu ani ujawniane osobom postronnym bez podstawy prawnej.

12. Cookies i dane techniczne Serwisu

W aktualnej podstawowej wersji stefanczak.pl wykorzystuje wyłącznie rozwiązania techniczne niezbędne do działania strony. Jeżeli w przyszłości zostaną dodane narzędzia analityczne, marketingowe lub inne mechanizmy wymagające zgody, Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana, a użytkownik otrzyma właściwy mechanizm zarządzania zgodą.

System rezerwacyjny, operator płatności lub zewnętrzne narzędzia otwierane przez użytkownika z poziomu Serwisu mogą stosować własne pliki cookies i własne zasady przetwarzania danych. Szczegółowe informacje są udostępniane przez właściwych dostawców tych usług.

13. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych, stosowanych narzędzi lub przepisów. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.